Воденето на регистър и докладването са две различни задължения
Задължението за водене на регистър на наличността зависи от това, че Вие отглеждате съответния вид животни. То не зависи от достъп до база данни, не зависи от размера на стопанството и не зависи от това дали през текущата година изобщо е имало какво да се докладва. Регистърът е записът в стопанството; съобщението е това, което от него отива навън.
Това разграничение редовно се пренебрегва, защото и двете произтичат от едни и същи числа. Който смята регистъра си за приключен веднага щом е докладвал, застава при проверка с празни ръце – пита се за регистъра, и то за определен период, а не за конкретна дата.
Важи и обратното: старателно воденият регистър не поражда съобщение. И двете трябва да се случат, всяко в различен момент.
- Регистърът в стопанството, воден непрекъснато и съхраняван
- Съобщението за всяко движение между две стопанства, с номерата на двете стопанства
- Съобщението за наличността към годишната определена дата, дори без никакво движение
- Самата идентификация на животните, която изобщо придава смисъл на съобщенията
Защо тук се докладват количества, а не животни
Свинете носят номер на стопанството, а не индивидуален номер на животното – ушната марка показва откъде идва животното, а не кое точно е то. Овцете и козите наистина са индивидуално идентифицирани, но се движат в стадо. Затова се докладва количество с дата, посока и стопанство на произход, съответно на местоназначение, вместо списък от животни.
От това следва неприятна последица за практиката: разместена цифра не се забелязва. Грешен индивидуален номер рано или късно се сблъсква с проверка; движение с грешен брой животни остава непроменено, докато наличността към определената дата вече не излиза вярна. Затова текущото водене на регистъра не е самоцел, а единственото място, където подобна грешка става видима рано.
Определената дата е задължението, което се забравя без движение
Веднъж годишно наличността трябва да се докладва към определена дата – независимо дали през годината са постъпвали или напускали животни. Именно тази независимост я прави най-често пропусканото съобщение: който нищо не е продал и нищо не е закупил, няма и повод да погледне в базата данни.
Стопанство, което отглежда съответния вид животни, дължи съобщението въпреки това. Затова си заслужава напомнянето за определената дата да се обвърже с отглеждането на животните, а не с движенията – тогава то идва и в година, в която иначе нищо не се случва.
Откъде възникват разлики между регистъра и базата данни
Две стопанства докладват едно и също движение, и двете съобщения трябва да съвпадат. Ако броят се разминава, базата данни не съобщава грешка – тя води и двете числа, а разликата се проявява едва в наличността. Това е същият механизъм както при говедата, само без отделно животно, върху което да се фиксира.
Вторият източник е моментът. Ако движение бъде докладвано късно, наличността временно не е вярна, а съобщение за определена дата, което попадне в този прозорец, циментира отклонението за цяла година. Който води и двете в собствения си регистър – собствения запис и състоянието от базата данни – вижда пропуска, преди той да стане официален.
Какво важи без достъп до базата данни
Стопанство може да отглежда съответния вид животни, без да има настроен достъп до базата данни, и може да има достъп, без да е упълномощено за съответния вид животни. И в двата случая задължението за регистър остава, и в двата случая от регистъра нищо не отива навън.
Това е най-опасното състояние, защото се усеща като ред: числата стоят грижливо въведени в системата, а органът въпреки това не е видял нищо от тях. Доказателство е доказателство едва когато е ясно дали то стои само при Вас, или е и докладвано.