Haga demostrables la seguridad alimentaria, la prevención de riesgos laborales y la trazabilidad — autocontroles HACCP, trazabilidad desde la venta hasta el lote comprado, un directorio central de proveedores, evaluaciones de riesgos según ArbSchG, instrucciones de seguridad con firma, instrucciones de trabajo y de servicio en muchos idiomas y un registro digital de primeros auxilios con parte de accidente. FarmManager recuerda automáticamente las inspecciones de higiene vencidas, las revisiones pendientes de las evaluaciones de riesgos, las instrucciones de seguridad pendientes y los partes de accidente pendientes. La evaluación de riesgos, las instrucciones de seguridad, las instrucciones de trabajo y el registro de primeros auxilios están incluidos en todos los planes; el autocontrol HACCP, la trazabilidad y el directorio de proveedores, a partir del plan Explotación (Pro).
Cree autocontroles HACCP (§ 4 LMHV) por área: zona de almacenamiento, producción de leche, producción de huevos, venta directa o higiene general de la explotación. Cada lista de verificación recibe puntos de inspección de libre definición con clave, denominación y una nota opcional para el operador.
Elija el ritmo — único, semanal, mensual, trimestral o anual. A partir de la última fecha de inspección y la frecuencia, la próxima fecha de vencimiento se calcula automáticamente y se marca en color en la tabla (vencida en rojo, dentro de 7 días en amarillo). Si una lista de verificación activa está vencida, los miembros de la explotación cuyo rol puede consultar listas de verificación de higiene reciben un recordatorio en la app y por correo electrónico.
Registre cada inspección con fecha, operador responsable y una respuesta OK/No superado/N/A por punto de inspección. El resultado «Superado» se establece automáticamente y decae en cuanto un punto se evalúa como «No superado»; las respuestas vacías o N/A dejan que la ejecución se mantenga como superada. Documente en cada ejecución además los hallazgos, la medida correctiva adoptada y la persona firmante; si lo desea, se firma a mano, con el dedo, un lápiz o el ratón. FarmManager guarda la firma con el nombre, la hora y una suma de verificación sobre el contenido de forma inalterable (firma electrónica simple) e indica si la ejecución se ha modificado desde entonces.
Cada venta de producto almacenado y de animales se representa como una cadena sin lagunas: en ventas de almacén, parcela → cosecha → lote de almacén → venta → comprador; en ventas de animales, animal → lote/partida → venta → comprador. Para cada lote de almacén comprado, el análisis indica el proveedor; para lotes de cosecha propia, la parcela de origen junto con los insumos empleados (fitosanitarios, fertilización, fertilizante orgánico). Así cumple ambas obligaciones — «un paso hacia delante» y «un paso hacia atrás» según el art. 18 del Reglamento (CE) 178/2002.
La pestaña de entradas de mercancía agrupa todas las entradas del periodo procedentes de lotes de almacén, lotes de medicamentos, transportes entrantes de fertilizante orgánico y gastos con proveedor asociado. Se muestran origen, proveedor, mercancía/artículo, lote, comprobante, fecha y cantidad, ordenados por fecha descendente.
Desde la tabla de ventas genere para una venta de animales o de almacén un certificado de origen A4 listo para imprimir con la cadena hacia delante y (en ventas de almacén) hacia atrás. El documento incluye el texto a pie de página sobre trazabilidad según el Reglamento (CE) n.º 178/2002 art. 18.
Registre sus proveedores con nombre, persona de contacto, correo electrónico, teléfono, dirección completa, número de IVA (USt-IdNr.) y número de proveedor. Cada proveedor puede marcarse como activo o inactivo, y la lista puede filtrarse por ello. Las listas de proveedores existentes las incorpora como archivo CSV o Excel; una nueva importación reconoce a los proveedores por número de proveedor, número de IVA, correo electrónico o nombre.
Asigne cada proveedor a una de siete categorías: semilla, pienso, fertilizante, fitosanitario, animales, prestador de servicios u otro. Por esta categoría se filtra la lista de proveedores; también aparece en la exportación.
Registre en los proveedores de animales el número de explotación/registro de 15 dígitos (VVVO/HI-Tier). La entrada se comprueba frente al formato BNR 15 válido, de modo que la trazabilidad de los suministros de animales quede documentada.
Lleve las evaluaciones de riesgos de su explotación como un registro. Por cada entrada registre título, área (p. ej. establo, taller, almacén), estado (borrador, en vigor, archivada), fecha de evaluación, el usuario responsable, los riesgos identificados y las medidas adoptadas, notas y un documento como PDF o imagen. Un filtro muestra las revisiones pendientes, un gráfico los vencimientos de los próximos doce meses.
Defina un intervalo de revisión de 1 a 120 meses. El campo «Próxima revisión» se calcula automáticamente a partir de la fecha de evaluación más el intervalo y no puede sobrescribirse manualmente. Cuando una revisión está pendiente o vencida, los miembros de la explotación cuyo rol puede consultar evaluaciones de riesgos reciben un recordatorio en la app y un correo electrónico con el título y el plazo de las evaluaciones afectadas; los correos de recordatorio se agrupan por defecto.
Sobre las listas de comprobación de higiene figuran el número de listas activas, las que vencen hoy o antes y la tasa de aprobación – la proporción de listas cuya última ejecución se aprobó en los últimos 90 días. La pestaña «Estadística» muestra las ejecuciones por mes de los últimos doce meses y la relación entre ejecuciones aprobadas y no aprobadas; la pestaña «Previsión» proyecta con su tendencia las ejecuciones por mes a los próximos seis meses. En las evaluaciones de riesgos, los indicadores muestran el total, las vigentes y las revisiones vencidas; la estadística reparte las evaluaciones por estado y área y las cuenta por fecha de evaluación por mes de los últimos doce meses.
FarmManager organiza las instrucciones de seguridad según el § 12 ArbSchG, el § 4 DGUV Vorschrift 1, el § 3 VSG 1.1 y, para jóvenes, el § 29 JArbSchG. Los temas los crea con texto, traducciones e intervalo de repetición y determina a quién se aplican – a todos, a determinados roles, equipos o denominaciones de puesto, o a todos los que han manejado un determinado tipo de máquina. De cada instrucción anota fecha, persona que instruye, lugar, duración y método; los participantes confirman con su firma en el dispositivo o en la lista en papel, que adjunta escaneada. Se guardan el texto exactamente mostrado, su idioma y una suma de verificación; después la confirmación ya no puede modificarse. Una matriz con semáforo muestra a quién le toca de nuevo y cuándo – jóvenes cada seis meses, personal nuevo desde el primer día de trabajo –, y un recordatorio semanal a la dirección, la dirección de la explotación y el departamento de personal señala las instrucciones pendientes. El justificante de instrucciones y el justificante personal están disponibles como PDF; los temas iniciales y la adopción de un tema desde una evaluación de riesgos facilitan el comienzo. La lista de las instrucciones realizadas la exporta como CSV, Excel o PDF, con el número de invitados y de confirmaciones por instrucción. En todos los planes, ya desde el plan Campo (Lite).
En una instrucción presencial, «Iniciar ronda de firmas» arranca la confirmación en una tableta. Cada persona ve el tema en su idioma, confirma que lo ha entendido y firma; después le toca a la siguiente. Al final, el instructor contrafirma. Con ello la instrucción queda cerrada: nadie puede añadirse ni confirmar, y el tema, la fecha, el método y el instructor ya no pueden modificarse. El justificante en PDF muestra todas las firmas y la contrafirma. En todos los planes, ya desde el plan Campo (Lite).
Con el método «Autoestudio», cada persona asignada trabaja el tema hasta una fecha en su propio móvil, tableta u ordenador. Recibe el aviso en su idioma, lee el texto, ve el vídeo y la instrucción de trabajo del tema, responde a las preguntas de control y firma ella misma. La instrucción solo queda confirmada cuando todas las respuestas son correctas, y nadie puede firmar por otra persona, tampoco la dirección. Las dudas las responde el instructor, y si lo desea planifica después una reinstrucción presencial sobre el mismo tema. El justificante en PDF incluye el resultado de las preguntas de control. En todos los planes, ya desde el plan Campo (Lite).
Las instrucciones de trabajo y las instrucciones de servicio para equipos de trabajo (§ 12 BetrSichV), sustancias peligrosas (§ 14 GefStoffV, estructura según TRGS 555) y agentes biológicos (§ 14 BioStoffV) las redacta en secciones fijas – ámbito de aplicación, peligros, medidas de protección, desarrollo del trabajo, conducta en caso de averías, primeros auxilios, así como mantenimiento y eliminación –, completadas con fotos, vídeos y documentos, y las asigna a una máquina, un tipo de máquina, un establo, una parcela, un lugar de almacenamiento, un producto fitosanitario o una evaluación de riesgos. Cada instrucción se puede traducir a muchos idiomas, por ejemplo polaco, rumano, ucraniano o búlgaro; el personal la lee en su idioma, y lo que no está traducido aparece en alemán. Una versión solo es válida con «Publicar», y cada versión se conserva. Con «Leído y entendido», cada persona confirma la versión actual, y de nuevo tras un cambio; no sustituye a la instrucción oral. Las etiquetas QR para la máquina, la puerta del establo o el almacén abren la instrucción en el idioma del lector, y la página QR de una máquina muestra todas las instrucciones para ella y su tipo de máquina. Para conductores de un contratista o temporeros nuevos sin acceso hay un enlace público con vencimiento; además están la instrucción como PDF y un intervalo de revisión con recordatorio. En todos los planes, ya desde el plan Campo (Lite).
Documenta digitalmente cada prestación de primeros auxilios y cada casi accidente – hora, lugar, persona lesionada, desarrollo, lesión, medidas, socorrista, testigos, visita médica y días de baja. El desarrollo, la lesión y los demás datos de salud se guardan cifrados y no se escriben en el registro de actividad. Un toque en el símbolo GPS del campo «Lugar» toma la ubicación del móvil o la tableta. Si el punto puede asignarse a una dirección, en el campo figuran la calle y la localidad con las coordenadas, y el código postal se introduce a la vez; si no, quedan las coordenadas. Sin permiso de ubicación en el navegador o sin posición, FarmManager lo indica y usted introduce el lugar a mano. El registro de primeros auxilios solo lo abren la dirección y la jefatura de explotación. Ellas crean las entradas, las corrigen y las eliminan. Las demás personas empleadas no ven el registro, ni siquiera las entradas sobre sí mismas; quien sufre un accidente o presta primeros auxilios lo comunica a la jefatura de explotación, que lo registra. En todos los planes, ya desde el plan Campo (Lite).
Si alguien está incapacitado para trabajar más de tres días o fallece en un accidente, FarmManager reconoce la obligación de declarar según el § 193 SGB VII y calcula el plazo de tres días desde el día en que la explotación tuvo conocimiento; un casi accidente nunca es declarable. FarmManager recuerda a diario a la dirección y la jefatura de explotación hasta que el parte figure como presentado, y el parte de accidente con los datos conforme al reglamento alemán de declaración de accidentes (UVAV) y su número de afiliado a la SVLFG (el seguro agrario de accidentes) se genera como PDF. Si elige a la persona lesionada de la gestión de usuarios, el parte de accidente toma sus datos personales, por ejemplo fecha de nacimiento, domicilio, seguro médico y actividad. Para ese único accidente pueden modificarse en el formulario. FarmManager completa los datos que faltan a partir del perfil de seguro social y del contrato laboral, siempre que la explotación los lleve. El parte lo presenta usted mismo a la SVLFG; FarmManager no transmite nada. En la entrada guarda como archivo la copia del parte enviado y otros documentos.
La página «Expediente de control» reúne también para los controles en el establo y en la explotación lo que usted ha registrado en FarmManager. Para identificación animal y medicamentos veterinarios entran en el expediente los registros de existencias por especie animal, las notificaciones a HI-Tier con plazo y confirmación, el libro de tratamientos veterinarios (Bestandsbuch), las comunicaciones TAM con los indicadores de frecuencia terapéutica y los planes de medidas. Para QS y QM-Milch son autoauditorías y auditorías, el índice de higiene de las vacas lecheras y el plan de bioseguridad con libro de visitas. Para la seguridad laboral, FarmManager añade las evaluaciones de riesgos, cada instrucción de seguridad con las firmas, las inspecciones de seguridad y los plazos de inspección de las máquinas y el registro de primeros auxilios. Del registro de primeros auxilios solo figura cuántas entradas hubo y si los partes de accidente se presentaron a tiempo, sin nombres y sin datos sobre lesiones. Las explotaciones que venden directamente o entregan leche eligen además el control de higiene alimentaria con planes de higiene, autocontroles y las instalaciones AwSV. Antes de crear el expediente, la página muestra las lagunas, por ejemplo una notificación de bovinos cuyo plazo venció sin notificación a HI-Tier, una instrucción de seguridad vencida o un plazo de inspección caducado en una máquina, y un clic abre el registro. En el expediente entra solo lo que incluye su plan y lo que usted puede ver. El expediente no sustituye ninguna notificación oficial. La página está disponible en todos los planes, ya desde el plan Campo (Lite).
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