La inalterabilidad es una propiedad del procedimiento
El error más habitual es pensar que lo decisivo es el formato de archivo – que un documento en formato de archivo es seguro y un archivo de hoja de cálculo no lo es. Pero lo que se exige es otra cosa: el procedimiento debe estar diseñado de forma que una modificación posterior quede excluida o sea reconocible. Un archivo bloqueado que alguien con derechos de administrador puede sustituir en silencio no cumple esto; una base de datos en la que cada cambio deja un rastro sí lo cumple.
De ahí se deduce que las correcciones están permitidas e incluso son deseables. Nadie exige que usted nunca se equivoque al escribir. Lo que se exige es que el contenido original siga siendo reconocible y que la corrección sea visible como tal. Sobrescribir un asiento contable es un problema; anularlo y volver a registrarlo no lo es.
En la práctica esto significa que lo decisivo no es el archivo, sino el camino por el que un registro se genera, se modifica y se fija de forma definitiva. Precisamente ese camino es el que usted debe poder describir.
Trazabilidad significa: del justificante al asiento y de vuelta
La trazabilidad suele pensarse en un solo sentido – a cada asiento contable le corresponde un justificante. Pero se exigen ambos sentidos. De cada justificante debe poder localizarse dónde se contabilizó, y de cada asiento, en qué se basa. Solo cuando el camino funciona en ambas direcciones el registro queda cerrado.
En la práctica esto rara vez falla por falta de buena voluntad, sino por falta de referencias. Un justificante está en la carpeta, el asiento está en el programa, y el vínculo solo existe en la cabeza de quien registró ambos. Si esa persona deja la explotación, el puente desaparece – y una inspección no pregunta por él, sino por el justificante.
- Una referencia inequívoca del asiento al justificante y de vuelta
- El momento del registro, separado de la fecha del justificante
- El motivo de una corrección, no solo su resultado
- Una vía de acceso que funcione sin quien hizo el registro
La correspondencia comercial debe conservarse, incluso sin asiento contable
El punto ciego más frecuente son los documentos que nunca han dado lugar a un asiento contable. Una oferta que usted no ha aceptado, una confirmación de pedido, una reclamación, una carta de resolución de contrato – esta correspondencia comercial recibida y enviada debe conservarse aunque no se haya movido ningún importe. Explica operaciones comerciales, y precisamente por eso una inspección quiere verla.
Esto afecta especialmente a los correos electrónicos. Un mensaje que regula una operación comercial es correspondencia comercial y no correspondencia privada – el canal de transmisión no cambia nada al respecto. Si el correo solo sirve de medio de transporte para un archivo adjunto, debe tratarse más bien como un sobre; si regula algo por sí mismo, debe conservarse.
Como estos documentos no llevan ningún importe, se escapan de cualquier sistema orientado a los asientos contables. Necesitan un lugar propio con sentido, fecha, interlocutor y asunto – de lo contrario solo están en un buzón de correo que en algún momento se vacía.
La factura electrónica es un formato, no una nueva obligación contable
La factura electrónica parece una obligación adicional, pero es sobre todo una norma de forma. Lo que debe contener una factura ya figuraba antes en el derecho del impuesto sobre el valor añadido; lo nuevo es que el contenido debe estar en un conjunto de datos estructurado que un programa pueda leer – y no solo en una imagen que lee una persona.
Para la conservación se deduce de ahí una regla clara: lo determinante es el conjunto de datos estructurado, no la vista generada a partir de él. Quien archiva el archivo de visualización y descarta los datos ha perdido el original. La introducción se realiza de forma escalonada y los plazos transitorios cambian – consulte el estado vinculante en las fuentes enlazadas.
La ventaja práctica está justamente donde duele la obligación: una entrada estructurada puede comprobarse antes de contabilizarse. Una factura que no cumple los requisitos se detecta ya en la entrada y no solo al deducir el impuesto soportado.
La documentación del procedimiento explica cómo surgen los demás documentos
La documentación del procedimiento es el documento que más a menudo falta y menos cuesta elaborar. Describe cómo llegan los justificantes a la explotación, quién los registra, dónde se guardan, cuánto tiempo permanecen y qué garantiza que nadie los modifique sin que se note. Sin ella, incluso la gestión de datos más limpia queda sin explicación.
No tiene que ser extensa. Lo decisivo es que describa el proceso real y no el deseado – y que se actualice cuando el proceso cambie. Una documentación que describe un programa distinto del que realmente se usa es peor que ninguna.
Qué se exige realmente en una inspección
Se pregunta por tres cosas: acceso, posibilidad de evaluación y legibilidad durante todo el período de conservación. Acceso significa que los datos están en el sistema y que un inspector puede consultarlos. Posibilidad de evaluación significa que se pueden ordenar y filtrar de forma automática – un montón de archivos de imagen no lo permite. Legibilidad significa que usted podrá abrir los datos incluso cuando el programa de hoy lleve mucho tiempo sustituido.
La parte que se subestima es la última. Los períodos de conservación sobreviven a los cambios de software, y una exportación que nadie ha probado nunca no es ninguna garantía. Quien comprueba una vez al año si los datos realmente se pueden extraer y volver a leer, ha respondido a la pregunta antes de que se plantee.