Register bijhouden en melden zijn twee verschillende plichten
De plicht om een bestandsregister bij te houden, is gekoppeld aan het feit dat u de diersoort houdt. Ze is niet gekoppeld aan een databanktoegang, niet aan de bedrijfsgrootte en niet aan de vraag of u in het lopende jaar iets te melden had. Het register is de vastlegging in het bedrijf; de melding is wat daarvan naar buiten gaat.
Deze scheiding wordt regelmatig over het hoofd gezien, omdat beide uit dezelfde aantallen ontstaan. Wie zijn register als afgehandeld beschouwt zodra hij heeft gemeld, staat bij een controle met lege handen – gevraagd wordt naar het register, en wel voor een periode, niet voor een peildatum.
Omgekeerd geldt hetzelfde: een correct bijgehouden register levert geen melding op. Beide moeten gebeuren, en beide op verschillende momenten.
- Het register in het bedrijf, doorlopend bijgehouden en bewaard
- De melding van elke verplaatsing tussen twee bedrijven, met beide bedrijfsnummers
- De voorraadmelding op de jaarlijkse peildatum, ook zonder enige verplaatsing
- De merking van de dieren zelf, die de meldingen pas hun aanknopingspunt geeft
Waarom hier aantallen worden gemeld en geen dieren
Varkens dragen een bedrijfsnummer, geen individueel dierennummer – het oormerk zegt waar het dier vandaan komt, niet wie het is. Schapen en geiten zijn weliswaar individueel gemerkt, maar worden in de kudde verplaatst. Daarom meldt men een aantal met datum, richting en herkomst- respectievelijk bestemmingsbedrijf in plaats van een lijst van dieren.
Dat heeft een onaangename gevolg voor de praktijk: een verwisseling van cijfers valt niet op. Een verkeerd individueel dierennummer loopt vroeg of laat tegen een controle aan; een verplaatsing met het verkeerde aantal blijft onopgemerkt, tot de voorraad op de peildatum niet meer klopt. Daarom is de doorlopende registervoering geen doel op zich, maar de enige plek waar zo'n fout vroeg zichtbaar wordt.
De peildatum is de plicht die men zonder verplaatsing vergeet
Eenmaal per jaar moet de voorraad op de peildatum worden gemeld – ongeacht of er dat jaar dieren zijn aan- of afgevoerd. Precies die onafhankelijkheid maakt haar tot de meest verzuimde melding – wie niets heeft verkocht en niets heeft bijgekocht, heeft ook geen aanleiding om in de database te kijken.
Een bedrijf dat de diersoort houdt, is de melding desondanks verschuldigd. Het loont zich daarom om de herinnering aan de peildatum te koppelen aan het houden van de dieren en niet aan de verplaatsingen – dan komt ze ook in een jaar waarin verder niets gebeurt.
Waar verschillen tussen register en database vandaan komen
Twee bedrijven melden dezelfde verplaatsing, en beide meldingen moeten met elkaar overeenkomen. Wijkt het aantal af, dan meldt de database geen fout – ze houdt beide aantallen bij, en het verschil wordt pas zichtbaar in de voorraad. Dat is hetzelfde mechanisme als bij runderen, alleen zonder een individueel dier waaraan men het kan vastknopen.
De tweede bron is het tijdstip. Wordt een verplaatsing laat gemeld, dan klopt de voorraad tussentijds niet, en een peildatummelding die in dat venster valt, bevestigt de afwijking voor een jaar. Wie beide in het eigen register bijhoudt – de eigen vastlegging en de stand uit de database – ziet de kloof voordat ze officieel wordt.
Wat zonder databanktoegang geldt
Een bedrijf kan de diersoort houden zonder een toegang tot de database te hebben ingericht, en het kan een toegang hebben zonder voor de betreffende diersoort geautoriseerd te zijn. In beide gevallen blijft de registerplicht bestaan, en in beide gevallen gaat er vanuit het register niets naar buiten.
Dat is de gevaarlijkste toestand, omdat ze aanvoelt als orde: de aantallen staan keurig in het systeem, en toch heeft de instantie er niets van gezien. Een bewijs is pas een bewijs als duidelijk is of het alleen bij u ligt of ook is gemeld.