Wichtig ist der Weg, nicht das Datei-Format
Viele glauben: Es kommt auf das Datei-Format an. Eine PDF-Datei sei sicher. Eine Tabelle nicht. Das ist ein Irrtum. Wichtig ist der Weg, auf dem ein Datensatz entsteht. Eine Änderung muss unmöglich sein. Oder sie muss erkennbar sein. Eine gesperrte Datei reicht nicht, wenn ein Administrator sie heimlich austauschen kann. Eine Datenbank reicht, wenn jede Änderung eine Spur hinterlässt.
Korrekturen sind übrigens erlaubt. Niemand verlangt, dass Sie sich nie vertippen. Verlangt wird nur: Der alte Inhalt bleibt erkennbar. Und die Korrektur ist sichtbar. Eine Buchung überschreiben ist ein Problem. Eine Buchung stornieren und neu erfassen ist kein Problem.
Für die Praxis heißt das: Nicht das Archiv entscheidet. Es entscheidet der Weg von der Erfassung bis zum Abschluss. Diesen Weg müssen Sie erklären können.
Vom Beleg zur Buchung und wieder zurück
Die meisten denken nur in eine Richtung. Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Gefragt sind aber beide Richtungen. Zu jedem Beleg muss man die Buchung finden. Und zu jeder Buchung den Beleg. Erst dann ist Ihre Aufzeichnung vollständig.
Meistens fehlt dafür nur ein Verweis. Der Beleg liegt im Ordner. Die Buchung steht im Programm. Und die Verbindung kennt nur die Person, die beides erfasst hat. Wenn diese Person geht, ist die Verbindung weg. Eine Prüfung fragt aber nicht nach der Person. Sie fragt nach dem Beleg.
- Ein klarer Verweis von der Buchung zum Beleg. Und zurück.
- Das Datum vom Beleg. Und getrennt davon der Tag der Erfassung.
- Der Grund für eine Korrektur. Nicht nur das Ergebnis.
- Ein Zugang, der auch ohne die erfassende Person funktioniert.
Handelsbriefe müssen Sie auch ohne Buchung aufheben
Viele Unterlagen führen zu keiner Buchung. Zum Beispiel ein Angebot, das Sie abgelehnt haben. Oder eine Auftrags-Bestätigung. Oder eine Beschwerde. Oder eine Kündigung. Solche Briefe heißen Handelsbriefe. Sie müssen diese Briefe aufheben. Auch wenn kein Geld geflossen ist.
Das gilt besonders für E-Mails. Eine E-Mail über ein Geschäft ist ein Handelsbrief. Der Weg spielt keine Rolle. Manche E-Mail transportiert nur einen Anhang. Dann ist sie wie ein Brief-Umschlag. Regelt die E-Mail aber selbst etwas, dann heben Sie sie auf.
Diese Briefe haben keinen Betrag. Deshalb rutschen sie durch jedes System für Buchungen. Sie brauchen einen eigenen Platz. Mit Richtung, Datum, Partner und Betreff. Sonst liegen sie nur im Postfach. Und irgendwann räumt jemand das Postfach auf.
Die E-Rechnung ist ein Format, keine neue Pflicht
Die elektronische Rechnung wirkt wie eine neue Pflicht. Sie ist aber vor allem eine Form-Vorschrift. Was in einer Rechnung stehen muss, stand schon vorher im Gesetz. Neu ist: Der Inhalt steckt jetzt in einem Datensatz. Ein Programm kann diesen Datensatz lesen. Ein Bild kann nur ein Mensch lesen.
Für das Aufheben gilt deshalb eine klare Regel. Wichtig ist der Datensatz. Nicht die Ansicht daraus. Wer nur die Ansicht speichert, verliert das Original. Die Pflicht kommt außerdem in Stufen. Und die Fristen ändern sich. Den aktuellen Stand lesen Sie in den Quellen nach.
Es gibt auch einen Vorteil. Ein Datensatz lässt sich prüfen, bevor Sie buchen. Eine falsche Rechnung fällt dann sofort auf. Und nicht erst beim Finanzamt.
Die Verfahrens-Dokumentation erklärt Ihren Ablauf
Die Verfahrens-Dokumentation fehlt am häufigsten. Dabei kostet sie fast nichts. Sie beschreibt Ihren Ablauf: Wie kommen Belege in den Betrieb? Wer erfasst sie? Wo liegen sie? Wie lange bleiben sie? Und wie verhindern Sie heimliche Änderungen? Ohne diese Unterlage steht auch die beste Software ohne Erklärung da.
Die Dokumentation muss nicht lang sein. Wichtig ist: Sie beschreibt den echten Ablauf. Nicht den gewünschten. Und Sie schreiben sie fort, wenn sich etwas ändert. Eine Dokumentation über ein altes Programm ist schlechter als gar keine.
Was eine Prüfung wirklich sehen will
Eine Prüfung fragt nach drei Dingen. Erstens: Kommt der Prüfer an die Daten? Zweitens: Kann er die Daten sortieren und filtern? Ein Stapel Bilder geht dafür nicht. Drittens: Können Sie die Daten auch in vielen Jahren noch lesen? Auch dann, wenn es Ihr heutiges Programm nicht mehr gibt.
Der dritte Punkt wird oft vergessen. Unterlagen müssen sehr lange lesbar bleiben. Länger, als ein Programm meistens hält. Ein Export ohne Test ist keine Sicherheit. Prüfen Sie deshalb einmal im Jahr: Kommen die Daten heraus? Und kann ich sie danach wieder öffnen?