Beheer klanten, loonopdrachten en de volledige facturatie op één plek. Van eerste offerte via de pakbon tot betaalde factuur – inclusief inzetplanning, plan/werkelijk-vergelijking, gekoppelde financiële boekingen en inkoop van bedrijfsmiddelen.
Beheer uw klanten met adres, contactpersoon, telefoon, e-mail, belastingnummer, btw-nummer en Leitweg-ID, plus afnemerscategorie en VVVO-nummer met formaatcontrole. Bij de klant ziet u zijn loonopdrachten, dier- en opslagverkopen en diertransporten; de lijst telt de opdrachten per klant, een grafiek toont de tien klanten met de hoogste opdrachtomzet. De gegevens van een klant exporteert u conform de AVG of anonimiseert u – bewaarplichtige documenten blijven behouden.
Leg opdrachten vast met een automatisch gegenereerd ordernummer in het formaat LU-JJJJ-####, titel, omschrijving, uitvoeringslocatie, gekoppeld perceel en geplande uitvoeringsperiode. Elke opdracht doorloopt de volledige workflow – Concept, Offerte, Bevestigd, In uitvoering, Afgerond, Gefactureerd, Betaald of Geannuleerd – telkens kleurgecodeerd.
Voeg per opdracht onbeperkt regels toe (machine-inzet, arbeidsuren, brandstof, materiaal, overig) met hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs en kostprijs – totalen worden automatisch berekend. Bij een machine-inzet kiest u trekvoertuig, werktuig en chauffeur; de hoeveelheid volgt uit de urenteller bij start en einde, de brandstof voert u in liters in, en als kostprijs stelt FarmManager het uurtarief van de machine voor op basis van AfA, brandstof en onderhoud.
Druk bij elke opdracht een offerte af met ordernummer, dienstperiode, subtotaal, btw en totaalbedrag. De factuur ontstaat als concept van een uitgaande factuur – automatisch zodra de opdracht op "Afgerond" springt, of via "Conceptfactuur aanmaken". Per regel bepaalt u of een vaste hoeveelheid, de werkelijke uren of de werkelijke oppervlakte uit de afgeronde inzetten van de inzetplanning wordt gefactureerd. Hoeveelheden uit de werkelijke waarden van de chauffeurs zijn in het concept gemarkeerd; het concept controleert en wijzigt u voordat u het vastlegt.
Schrijf per levering een genummerde pakbon (LS-JJJJ-#####) met klant, optioneel opdracht, prestatiedatum, inzetlocatie en regels. „Accepteren” legt vast wie de prestatie bij de klant heeft geaccepteerd; afgedrukt wordt een A4-pakbon met hoeveelheden zonder prijzen en twee handtekeningregels. Meerdere geaccepteerde pakbonnen van één klant voegt u samen tot één conceptfactuur – met dienstperiode en pakbonnummer en datum per regel. Statuskaarten tonen openstaande, gefactureerde en betaalde pakbonnen.
Vergelijk per opdracht geplande met werkelijke omzet, kosten en winst; de afwijking wordt in procenten getoond. De werkelijke waarden komen uit de gekoppelde inkomsten en uitgaven en zijn brutobedragen, de planning rekent netto.
Koppel inkomsten en uitgaven direct aan een opdracht. Wordt de factuur bij de opdracht als betaald gemarkeerd, dan ontstaat de inkomst automatisch met verwijzing naar de opdracht; kosten registreert u als uitgave bij de opdracht.
Elke loonopdracht verschijnt met uitvoeringsperiode, klant en statuskleur in de gedeelde teamkalender; met een schakelaar bij de opdracht (standaard aan) kunt u hem verbergen. Geannuleerde opdrachten worden niet getoond.
Diagrammen tonen opdrachten per status, de maandelijkse omzet tegenover de kosten van het lopende boekjaar, de geplande marge per status en de verdeling van het opdrachtoppervlak, daarnaast machine-ROI, klantwinstgevendheid en chauffeursproductiviteit van de afgelopen twaalf maanden. Een eigen tabblad schrijft de opdrachtomzet voort als prognose en toont het seizoenspatroon van de opdrachten.
Plan de werkdag op een bord – sleep inzetkaarten naar de baan van een ploeg, zet ze in de juiste volgorde en pas het plan spontaan aan. De kaartkleur toont altijd de status, en de voortgang werkt automatisch bij terwijl de inzetten lopen.
Bekijk de planning als ploeg-swimlane, als Gantt over een periode, als status-kanban, per locatie of perceel, per machine of als boom (ploeg → wagenpark → persoon) – al naar gelang waar u zich net op richt.
Stel eenmalig vaste ploegen samen van machines en chauffeurs – bijvoorbeeld een hakselploeg van hakselaar, transportwagens en walstrekker – en zet ze dagelijks in. Voor één enkele dag kan de bezetting worden aangepast zonder de sjabloon te wijzigen.
Het bord waarschuwt zodra een chauffeur of machine dubbel is ingepland, een ploeg dubbel is ingedeeld, een chauffeur afwezig is of een ingedeelde machine niet beschikbaar is – bijvoorbeeld buiten gebruik of in onderhoud. Een paneel "Conflicten vandaag" bundelt alle waarschuwingen met directe sprong naar de betrokken ploeg; daarnaast wijst een capaciteitswaarschuwing erop wanneer de geplande uren de dagcapaciteit overschrijden.
Per dag toont het bord min-/max-temperatuur en neerslag (DWD) met vorst- en hitte-kleuring – zo plant u weersafhankelijk werk zoals oogst, grondbewerking of gewasbescherming vooruitziend.
Sla een compleet dagplan op als benoemd sjabloon en laad het op elke gewenste dag. Terugkerende inzetten maakt u aan als reeks – dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks.
Chauffeurs zien mobiel hun inzetten van de dag. Met het recht "Inzetstatus melden" schuiven ze de status van hun toegewezen inzetten door en melden ze de afronding met werkelijke uren, bewerkte oppervlakte en een notitie terug – het bord neemt de voortgang automatisch over. Een algemeen bewerkingsrecht hebben ze daarvoor niet nodig.
Bij afronding worden werkelijke uren en werkelijke oppervlakte geregistreerd en tegen het plan afgezet. Een analyse van de laatste 30 dagen toont afhandelingspercentage, machinebezetting en een plan-vs-werkelijk-diagram per ploeg.
Dezelfde inzetplanning is beschikbaar als eigen bord voor loonopdrachten – met Gantt-overzicht, capaciteitswaarschuwing en dagblad-afdruk. Bevestigde en lopende opdrachten zonder geplande inzet staan in het vak "Openstaande opdrachten"; sleept u er een naar de baan van een ploeg, dan opent het inzetvenster al met de opdrachtgegevens.
Genereer per dag een A4-dagblad als PDF – per ploeg een sectie met alle inzetten en velden om Begin, Klaar op en Opmerking af te tekenen. De klassieke briefing voor de chauffeurs in de vroege dienst.
Leg bedrijfsmiddelen-behoeften aan met benaming, hoeveelheid, eenheid en de datum waarop ze nodig zijn, en wijs elke behoefte toe aan een categorie — van zaaigoed via meststof, gewasbescherming en veevoer tot diesel/brandstof en overig.
Leg offertes van meerdere leveranciers vast met prijs per eenheid, totaalprijs, leverdatum en geldigheid en vergelijk ze naast elkaar
Verleen precies één offerte de gunning; concurrerende offertes worden automatisch teruggezet, de gunning is op elk moment in te trekken. Met "Bestelling plaatsen" maakt u van de gegunde behoefte een bestelbon als PDF met bestelnummer, hoeveelheid, overeengekomen prijs en gewenste leverdatum; die staat in het register van handelsbrieven en is te downloaden. Plaatst u de bestelling opnieuw, dan blijft de bestaande bon ongewijzigd behouden en komt de nieuwe als extra versie erbij. Een behoefte doorloopt de statussen open, offertes inwinnen, gegund, besteld en afgesloten of wordt geannuleerd.
Houd open en gegunde behoeften, gunningswaarde en binnengekomen offertes in beeld, met verdeling naar status en categorie
Vervul gegunde behoeften direct vanuit de inkoop – naar keuze als goederenontvangst die een opslagcharge met hoeveelheid en kosten aanmaakt, of als directe uitgave in de Financiën; het inkoopdoel stuurt de boeking en voorkomt dubbele boekingen. Bij de goederenontvangst legt u de geleverde hoeveelheid vast, het pakbonnummer van de leverancier en een scan van de pakbon, die in het register van handelsbrieven wordt opgeslagen. Aankopen zonder offertes en gunning registreert u als directe inkoop; een nieuwe leverancier legt u daarbij meteen mee aan.
Snelle antwoorden op de meest gestelde vragen over deze module.
Verken meer modules uit dit onderdeel – elke module is ontworpen om naadloos samen te werken met de andere.
Schaalbaar van kleine familiebedrijven tot grote agrarische ondernemingen.
