Wat eindigt – en wat niet
Volgens de aankondiging op de website van de aanbieder wordt het hele platform uitgeschakeld, niet slechts één abonnement. Nieuwe aanmeldingen zijn al niet meer mogelijk; tot de uitschakeling blijft 365FarmNet bruikbaar. Het veiligstellen van de gegevens ligt volgens de aanbieder bij de gebruikers, en hij vraagt dit ruim vóór de uitschakeldatum te doen.
Als weg noemt de aanbieder de overstap naar CLAAS connect. Volgens zijn opgave is de licentie daar voor bestaande klanten in het eerste jaar gratis en wordt ze daarna automatisch verlengd; de overname van de gegevens biedt hij kosteloos aan, afgestemd via de contactpersoon bij de dealer. Of die weg past, bepaalt het bedrijf zelf. De voorwaarden in detail staan op de website van de aanbieder.
Wat niet eindigt, zijn de plichten. Een registratie die alleen in een uitgeschakeld programma stond, kan bij een controle niet meer worden getoond. De beslissende vraag is daarom niet welk programma u in de toekomst gebruikt, maar of het bewijsmateriaal van de afgelopen jaren onafhankelijk van elk programma leesbaar bij u ligt.
Een woord over onszelf: FarmManager is een onafhankelijk aanbod en heeft geen enkele band met 365FarmNet of CLAAS. De namen staan hier om de aankondiging juist weer te geven.
Wat een bedrijf moet kunnen blijven tonen
Gewasbescherming. De registraties van elke toepassing moeten meerdere jaren worden bewaard; volgens de Pflanzenschutzgesetz begint de termijn pas met het jaar dat op de registratie volgt. Voor beroepsmatige gebruikers komt er een vormvraag bij: de overgangsregeling waarmee zij nog op papier mogen registreren, eindigt met het lopende jaar. Daarna moet de registratie elektronisch en machineleesbaar worden gevoerd – dus als gegevensrecord dat een programma kan uitlezen; een louter beeld zoals een ingescand blad volstaat daarvoor niet. Wie dus bij de jaarwisseling geen programma meer heeft, kan zelfs de eerste toepassingen van het nieuwe jaar niet in de vereiste vorm registreren.
Bemesting. Wie onder de registratieplicht van de Düngeverordnung valt, legt de bepaling van de bemestingsbehoefte vóór het bemesten vast, registreert elke bemestingsmaatregel en vat het nutriëntengebruik van het bedrijf jaarlijks samen. Deze registraties moeten meerdere jaren na het bemestingsjaar worden bewaard en op verzoek aan de bevoegde instantie worden getoond; de termijn noemt de verordening zelf.
Conditionaliteit. Voor de norm over vruchtwisseling komt het erop aan welke hoofdgewassen er in voorgaande jaren op een perceel stonden – voor zover de norm voor uw bedrijf geldt. Deze teeltgeschiedenis is geen aparte registratieplicht, maar wel de basis waarop de naleving kan worden aangetoond. Bij het wisselen van perceelregistratie gaat ze als eerste verloren als ze alleen in het oude programma stond.
Daar komt alles bij wat in het programma alleen was opgeslagen: bewijsstukken, keuringsrapporten, bodemonderzoeken. Meestal zijn ze elders al aanwezig – maar niet altijd, en dat moet vóór de uitschakeling worden uitgezocht, niet erna.
- Gewasbeschermingstoepassingen per perceel en oogstjaar
- Bepalingen van de bemestingsbehoefte, bemestingsmaatregelen en het jaarlijkse overzicht
- Teeltgeschiedenis met hoofdgewas en tussengewas per perceel en jaar
- Perceelgrenzen en perceelaanduidingen
- Opgeslagen bewijsstukken zoals keuringsrapporten, bodemonderzoeken en vakbekwaamheidsbewijzen
Veiligstellen in een vaste volgorde
De aanbieder noemt PDF, CSV en ISOXML als formaten waarin veel gegevens kunnen worden geëxporteerd, en adviseert werkzaamheden en perceelkaarten per oogstjaar veilig te stellen. Daaruit volgt een eenvoudige regel: voor elk jaar dat nog bewaard moet worden, ontstaat een document dat u kunt lezen en – waar aangeboden – een tabel die u verder kunt verwerken.
Het leesbare document is het bewijs. Het moet zonder het oude programma te openen zijn en bij een controle laten zien wat er wanneer op welke oppervlakte is gebeurd. De tabel is het werkmateriaal waarmee gegevens in een ander programma kunnen worden overgenomen. Wie alleen tabellen veiligstelt, heeft gegevens – maar mogelijk geen bewijs dat eruitziet als de registraties die hij voerde.
ISOXML is een uitwisselingsformaat voor machineterminals. Voor het archiveren van de registraties vervangt het noch het leesbare document noch de tabel; wie het gebruikt, stelt het aanvullend veilig.
Controleer elke back-up zolang het oude programma nog draait. Open de bestanden op een ander apparaat, vergelijk steekproeven met de weergave in het programma en bewaar de bestanden op twee gescheiden plaatsen. Een export die pas na de uitschakeling onvolledig blijkt, is niet te herhalen.
- Alle oogstjaren opsommen waarvoor nog een bewaartermijn loopt
- Per oogstjaar de perceelkaarten of perceelregistraties als PDF veiligstellen
- Per oogstjaar de geboekte werkzaamheden als CSV veiligstellen
- De gewasbeschermingsbewijzen apart exporteren, voor zover het programma ze aanbiedt
- Opgeslagen bewijsstukken en bijlagen één voor één downloaden
- Perceelgrenzen veiligstellen en de geodata-export van de eigen areaalaanvraag klaar hebben liggen
- Elk bestand proefsgewijs openen en op twee gescheiden plaatsen opslaan
Perceelgrenzen: de officiële bron is meestal de betere
Voor de contouren van uw percelen bestaat een bron die van geen enkel programma afhangt: de areaalaanvraag (Flächenantrag). De aanvraagprogramma's van de deelstaten bieden de mogelijkheid de geodata van de eigen aanvraag te downloaden – meestal als shapefile, afhankelijk van de deelstaat ook als GeoJSON, KML of GML. Die contouren zijn dezelfde als die de overheid kent; ze passen daardoor bij het officiële veldblok en bij de oppervlakte waarvoor u betalingen aanvraagt.
Daarom loont het bij de overstap om de actuele aanvraag als uitgangspunt te nemen en afwijkend bewerkte percelen daarna aan te passen, in plaats van getekende grenzen uit het oude programma over te nemen. De oude grenzen blijven toch belangrijk: als onderdeel van het bewijs op welke oppervlakte een eerdere toepassing betrekking had.
Een tweede bron voor de teeltgeschiedenis zijn uw areaalaanvragen van de voorgaande jaren, mits u ze hebt bewaard: ze vermelden per perceel het aangemelde gebruik.
Wat u kunt overnemen en wat niet
De verhuizing valt uiteen in drie delen. Perceelgrenzen kunnen in vrijwel elke perceelregistratie worden overgenomen, omdat er gangbare bestandsformaten voor bestaan. Tabellen zoals geboekte werkzaamheden kunnen worden overgenomen als het nieuwe programma een tabelimport heeft en de kolommen bij elkaar passen – dat is handwerk, maar haalbaar. De historie als geheel, dus de koppeling van oppervlakte, middel, maatregel en persoon, gaat bij de overstap in de regel verloren en is alleen uit de veiliggestelde documenten na te gaan.
Daaruit volgt een pragmatische scheiding: de afgelopen jaren blijven als veiliggestelde documenten in het archief, en het nieuwe programma begint met schone percelen en de teeltgeschiedenis die voor de vruchtwisseling nodig is. Wie probeert elke oude boeking na te bouwen, besteedt veel tijd aan gegevens die bij een controle toch als document worden getoond.