Behalten Sie den Überblick über Ihre Maschinen. Planen Sie Wartungen. Vermeiden Sie ungeplante Ausfälle. Verwalten Sie Ersatzteile und den Wertverlust für die Steuer (AfA nach § 7 EStG).
Verwalten Sie Seriennummern, Modelle, Baujahr und aktuellen Status. Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Maschine scannen Sie die Seriennummer einfach mit der Kamera. Sie müssen nichts abtippen. Für jede Maschine drucken Sie ein QR-Etikett (einen Aufkleber mit QR-Code). Das geht einzeln oder als A4-Bogen mit acht Etiketten. Scannen Sie das Etikett, öffnet sich nach der Anmeldung direkt die Maschine.
Tragen Sie einen Filterwechsel, eine Panne, eine Wartung oder einen von vielen weiteren Ereignistypen ein. Dazu erfassen Sie Datum, Kosten, die ausführende Person oder Werkstatt und Notizen. Auf Wunsch erscheint das Ereignis auch im Kalender. Die Kosten des Ereignisses bucht FarmManager automatisch als Ausgabe der Maschine. Verbaute Ersatzteile erfassen Sie direkt am Ereignis. Ihre Kosten werden der Maschine zugeordnet. Sie werden aber nicht ein zweites Mal als Ausgabe gebucht. Den Einkauf der Teile buchen Sie beim Kauf als Ausgabe.
Sie legen für jede Maschine fest, wann eine Wartung gemacht werden muss. Zum Beispiel nach 500 Stunden oder nach 12 Monaten. Was zuerst kommt, das gilt. Auf Wunsch tragen Sie eine Werkstatt, geschätzte Kosten und ein Pflicht-Kennzeichen ein. Wie früh Sie erinnert werden, legen Sie für jeden Plan fest – in Tagen oder in Betriebsstunden. Erinnert wird per Benachrichtigung und E-Mail. Aktive Pläne mit Fälligkeitsdatum stehen im Team-Kalender. Zähler über der Liste zeigen, wie viele Pläne überfällig oder bald fällig sind. In der Liste ist jeder überfällige Plan markiert, auch wenn er nach Betriebsstunden überfällig ist. Tragen Sie die letzte Durchführung ein, legt FarmManager dafür ein Maschinen-Ereignis mit den geschätzten Kosten an. Verbaute Ersatzteile erfassen Sie an diesem Ereignis.
Zehn vorgegebene Wartungstypen ordnen jeden Plan ein. Das sind TÜV, HU/AU (Hauptuntersuchung und Abgasuntersuchung), Ölwechsel, Filterwechsel, Inspektion, Versicherung, Verschleißteile, Schmierung, Bremsen und „Benutzerdefiniert“. Was genau zu tun ist, beschreibt der Titel des Plans. Den Titel wählen Sie frei, zum Beispiel „Luftfilter wechseln“. Im 3D-Status der Maschine färbt jeder Typ das passende Bauteil.
Sie legen Pflicht-Checklisten oder freiwillige Sicherheits-Checklisten an. Eine Checkliste kann vor dem Einsatz, täglich, wöchentlich oder nach einem Vorfall gelten. Auf Wunsch legen Sie sie für einen Maschinentyp an. Jeder neue Hof startet mit einer Checkliste für die Zeit vor dem Einsatz. Sie hat neun Prüfpunkte. Der Bediener hakt jeden Punkt ab – Ok, Mangel oder nicht zutreffend. Auf Wunsch macht er ein Foto und schreibt eine Notiz. Fällt ein Prüfpunkt mit „Mangel“ durch, setzt FarmManager die Maschine automatisch auf „Außer Betrieb“. Frei gibt sie erst ein bestandener Durchlauf derselben Checkliste oder die Leitung von Hand. Die Einsatzplanung warnt bei gesperrten Maschinen. Versäumte Checks bei täglichen oder wöchentlichen Pflicht-Checklisten meldet FarmManager den zuständigen Benutzern – per Benachrichtigung und E-Mail.
Sie pflegen eine Liste mit allen Ersatzteilen – mit Teilenummer, Hersteller, Kategorie, Lagerort, Lieferant, Einzelpreis und Einheit (Stück, Liter, Kilogramm, Meter oder Set). Bestand und Mindestbestand führen Sie für jedes Teil. Teile unter dem Mindestbestand zählt das Dashboard unter „Niedriger Bestand“. Am Maschinen-Ereignis wählen Sie die verbauten Teile aus. Dabei sehen Sie zu jedem Teil den aktuellen Lagerbestand. Beim Speichern sinkt der Bestand. Die Kosten der Teile werden zusammen mit dem Ereignis der Maschine zugeordnet. Rutscht ein Teil dabei unter den Mindestbestand, weist FarmManager darauf hin. Auf Wunsch legt es eine Aufgabe zur Nachbestellung an.
Betriebsstunden erfassen Sie für jeden Einsatz und Bediener im Logbuch. Oder FarmManager übernimmt sie aus der Telematik. Der höchste Zählerstand wird zum Stundenstand der Maschine. Danach richten sich Wartungen, die nach Stunden fällig werden. Zu jedem Einsatz erfassen Sie die getankten Liter und sonstige Kosten. Bei Kraftstoff von der Tankstelle tragen Sie den Preis je Liter ein. Kraftstoff aus dem Hoftank bewertet FarmManager nach FIFO (die älteste Charge zuerst) mit den Kosten der Charge. Mit „Schnell tanken“ erfassen Sie eine Füllung aus dem Hoftank in einem Schritt. Kraftstoff von der Tankstelle und sonstige Kosten werden automatisch als Ausgabe gebucht. Kraftstoff aus dem Hoftank wird einmal mit der Lieferung gebucht – wenn Sie die Lieferung mit Preis erfasst haben. Aus der Jahres-AfA, den Kosten für Kraftstoff und sonstigen Kosten sowie den geschätzten Wartungskosten ermittelt FarmManager einen Kostensatz je Maschinenstunde. Sie sehen ihn im 3D-Status. In den Maschinenzeilen von Lohnaufträgen wird er als Vorschlag angezeigt (Premium).
Eine Maschine verliert über die Jahre an Wert – das ist wichtig für die Steuer. Das nennt man AfA (§ 7 EStG). Sie ordnen jede Maschine einer AfA-Kategorie aus den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums (BMF) zu, zum Beispiel Schlepper, Mähdrescher oder Anhänger. Die Nutzungsdauer ist schon vorgegeben. Sie können sie anpassen. Dann wählen Sie die Methode – linear, degressiv oder GWG (geringwertiges Wirtschaftsgut). Degressiv geht nur für Anschaffungen in den Zeiträumen, die das Gesetz festlegt. Sonst rechnet FarmManager linear. Bei GWG wird im Anschaffungsjahr der volle Betrag abgeschrieben. Anschaffungen bis 800 Euro netto erkennt FarmManager als GWG und schlägt die Sofortabschreibung vor. Die Abschreibung pro Jahr, die Summe aller bisherigen Abschreibungen und den Buchwert berechnet FarmManager selbst. Die AfA des Zeitraums steht für jede Maschine in der GuV und im Steuerbericht. Das ist eine interne Auswertung. Sie ersetzt keine Steuerberatung.
Jede Wartung, Reparatur und Prüfung wird gespeichert – mit Datum, Person und Kosten. Sie sehen die ganze Geschichte einer Maschine auf einen Blick.
Sehen Sie den Wartungsstatus jeder Maschine als 3D-Modell. Bauteile wie Motor, Filter, Auspuff, Prüfplakette und Kabine färben sich nach Fälligkeit – grün ist in Ordnung, gelb heißt bald fällig, rot heißt überfällig. Es gibt eine Explosionsansicht sowie Buchwert, Wertverlust, Betriebsstunden und den Kostensatz je Stunde. Direkt aus der Maschinen-Liste öffnen Sie dieselbe Ansicht als 3D-Flottenstatus für den ganzen Maschinenpark – jede Maschine bekommt die Farbe ihrer dringendsten Wartung. So sehen Sie mit einem Blick, welche Maschine als Nächstes dran ist.
Sie planen die Arbeit Ihrer eigenen Maschinen auf einer Tafel zum Ziehen – nicht nur für Lohnaufträge. Sie stellen feste Kolonnen aus Maschinen und Fahrern zusammen. Sie verteilen Einsätze auf Felder und Herden. Doppelte Belegung und nicht verfügbare Maschinen erkennt das Programm von selbst. Es gibt sechs Ansichten (Liste, Zeitstrahl, Karten, Ort, Maschine, Baum) und eine Wetter-Spalte für jeden Tag. Fahrer melden ihre Einsätze auf dem Handy als erledigt und tragen die echten Stunden und die echte Fläche ein. Erledigte Einsätze auf Feldern buchen Sie auf Wunsch als Ausführung in die Schlagkartei (die Aufzeichnungen zu Ihren Feldern). Einsätze an Herden buchen Sie auf Wunsch als Fütterung. Eine Auswertung über 30 Tage zeigt, wie gut Ihre Maschinen ausgelastet sind – Plan gegen Ist.
Legen Sie feste Wartungspläne als Vorlage an (Art des Intervalls, Betriebsstunden oder Monate, Erinnerungs-Vorlauf, Pflicht oder nicht). Sie übertragen die Vorlage einfach auf einen neuen Plan.
Die Maschinen-Liste zeigt den Telematik-Anbieter. Sie zeigt auch, ob die Maschine automatisch angelegt wurde. Hält ein Anbieter die Betriebs-Stunden aktuell, sind sie gesperrt. So überschreibt niemand aus Versehen einen gemessenen Wert. Maschinen ohne klaren Typ heißen „Sonstige“.
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