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Personalplanung

Planen Sie Schichten, Verträge, Urlaub und Arbeitszeiten an einem Ort. Das Programm erstellt automatisch Schichtpläne. Es berücksichtigt Verträge, Abwesenheiten, Ruhezeiten (Pausen zwischen zwei Schichten) und Wochenobergrenzen (die höchste Arbeitszeit pro Woche) nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie Sonn- und Feiertage. Die Schichten werden fair auf alle Mitarbeitenden verteilt.

12Funktionen
Nummerierte App-Fenster um vier Mitarbeitende. Ein Schicht-Plan als Tabelle, ein Schicht-Generator mit Balken-Diagramm, ein Arbeits-Vertrag, eine Urlaubs-Liste und ein Arbeits-Kalender mit farbigen Schicht-Blöcken. Im Hintergrund eine Weide mit Kühen.
Funktionen

Personalplanung: 12 Funktionen

01

Arbeitspläne & Schichtgenerator

Erstellen Sie Schichtpläne mit Status Entwurf, Veröffentlicht oder Archiviert. Das Programm erstellt Schichten automatisch – auf Basis Ihrer Betriebszeiten, der aktiven Verträge, der beantragten und genehmigten Abwesenheiten und der bundesweiten gesetzlichen Feiertage. Es verteilt die Schichten fair auf alle Mitarbeitenden. Was sich nicht besetzen lässt, nennt ein Bericht mit Grund. Möglich sind die Gründe keine passende Rolle, Ruhezeit, Wochenobergrenze oder niemand verfügbar. Sie können Einträge manuell ergänzen oder sperren. Sie können einen Plan auch neu generieren. Manuelle und gesperrte Einträge bleiben dabei erhalten. Alle übrigen Einträge werden neu erzeugt. Schichten lassen sich tauschen. Eine Krankmeldung aus der Schicht trägt den Krankheitstag gleich mit ein.

02

Arbeitsverträge

Erfassen Sie pro Mitarbeitenden die Vertragsart (Vollzeit, Teilzeit, Mini-Job, Saisonkraft, Azubi, Freelancer), Stellenbezeichnung, Wochenstunden und Stundenlohn oder Monatsgehalt. Liegt der Lohn zum Vertragsbeginn unter dem gesetzlichen Mindestlohn, lehnt FarmManager den Vertrag ab. Das gilt nicht für Auszubildende und freie Mitarbeit. Bei Saisonkräften zählt FarmManager die Arbeitstage gegen die 70-Tage-Grenze mit. Es zeigt dazu auch eine Prognose.

03

Urlaub & Abwesenheiten

Verwalten Sie Urlaub, Krankheit, unbezahlte Freistellung, Sonderurlaub, Elternzeit und Fortbildung. Ein Antrag wird gestellt und dann genehmigt oder abgelehnt. Er kann auch storniert werden. Halbe Tage am Anfang oder Ende sind möglich. Wochenenden und bundesweite gesetzliche Feiertage zählen nicht als Urlaubstag. Für jeden Mitarbeitenden und jedes Jahr führen Leitung oder Personalstelle ein Urlaubskonto. Es enthält Jahresurlaub, Übertrag (Resturlaub aus dem Vorjahr) und Korrektur. Jeder Urlaubsantrag zeigt den Anspruch und die genommenen, beantragten und verbleibenden Tage. Beantragte und genehmigte Tage blockieren die Schichtplanung. Sie erscheinen auch im Kalender.

04

Betriebszeiten

Legen Sie pro Wochentag fest, wann der Betrieb geöffnet ist. Dazu legen Sie den Personalbedarf fest. Das kann eine Mindestbesetzung sein. Genauer geht es mit einer Rollenanforderung, zum Beispiel zwei Melker:innen mit je drei Stunden Schichtdauer. Eine Rolle besetzt der Schichtgenerator nur mit Mitarbeitenden, deren Vertrag dieselbe Stellenbezeichnung trägt. Geschlossene Tage bleiben frei.

05

Arbeitszeit-Regeln (ArbZG)

Standardwerte nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – maximale Tages- und Wochenstunden, Pausen nach sechs und neun Stunden, Mindestruhezeiten, Sonn- und Feiertagsarbeit und Grenzen für Überstunden. Sie können die Werte für Ihren Betrieb anpassen, zum Beispiel an einen Tarifvertrag. Als Feiertage gelten die bundesweiten gesetzlichen Feiertage. Der Schichtgenerator berücksichtigt Ruhezeit, Wochenobergrenze sowie Sonn- und Feiertage. Pausen und Höchstzeiten pro Tag prüft FarmManager an der erfassten Arbeitszeit.

06

Arbeitskalender

Übersichtlicher Kalender mit allen Schichten und Abwesenheiten – farblich nach Mitarbeitenden und Ereignistyp gegliedert. Sie können nach Mitarbeitenden filtern. Schichten verschieben Sie durch Ziehen. Eine verschobene Schicht gilt als manuell. Sie bleibt beim Neugenerieren erhalten. Den Arbeitskalender sehen Leitung, Betriebsleitung und Personalstelle. Mitarbeitende sehen ihre geplante Schicht des Tages auf der Stempeluhr.

07

Auswertungen & Forecasts

Übersicht über offene Urlaubsanträge, geplante Stunden, Verträge die bald auslaufen und Abwesenheiten in den nächsten 90 Tagen. Eine Personalbedarfs-Prognose schätzt für die nächsten 28 Tage, wie viel Personal Sie brauchen. Sie rechnet das aus Betriebszeiten und Mindestbesetzung. Dann stellt sie den Bedarf den Soll-Stunden aus den Verträgen gegenüber, abzüglich Abwesenheiten. Sie zeigt, zu wie viel Prozent die geplanten Schichten den Bedarf schon decken. Das sehen Sie auch auf dem Dashboard.

08

Stempeluhr mit Pausen und Netto-Arbeitszeit

Mitarbeitende stempeln sich selbst ein und aus – ohne Adminrechte. Das geht auf der Stempeluhr oder in der Kopfleiste. Es gibt Arbeitsbeginn, Pause starten, Pause beenden und Arbeitsende. Die Stempeluhr zeigt die geplante Schicht mit dem voraussichtlichen Ende. Nach sechs und nach neun Stunden weist sie auf die fällige Pause hin. Beim Ausstempeln berechnet das System die Ist-Stunden als Ende minus Beginn minus alle Pausen. Leitung, Betriebsleitung und Personalstelle sehen dort außerdem, wer gerade eingestempelt ist. Sie sehen den Beginn, das Buchungsziel und den Status – arbeitet, Pause oder überfällig. Zugang gibt es nur mit eigenem aktivem Arbeitsvertrag im Betrieb. Das gilt auch für die Leitung.

09

Stundennachweis nach § 17 MiLoG

Erzeugen Sie pro Mitarbeitenden und Monat einen druckfertigen Stundennachweis (A4). Sie können ihn aus dem Browser drucken oder als PDF erzeugen. Das PDF hat einen Bestätigungssatz und Unterschriftszeilen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Der Nachweis zeigt je Arbeitstag Beginn, Ende, Pause und Ist-Stunden mit Monatssumme. Er stellt Soll und Ist gegenüber und nennt Hinweise zum Arbeitszeitgesetz. Er prüft den Effektivlohn (den tatsächlichen Stundenlohn) gegen den gesetzlichen Mindestlohn. Außerdem trägt er den Hinweistext nach § 17 MiLoG. Mitarbeitende drucken ihren eigenen Nachweis. Leitung, Betriebsleitung und Personalstelle drucken die Nachweise aller.

10

Zeit auf Stall, Fläche oder Auftrag buchen

Beim Einstempeln wählen Sie, wohin die Zeit gehört. Zum Beispiel auf einen Stall, eine Fläche, einen Lohnauftrag oder eine eigene Kostenstelle. Dafür gibt es eine Schnell-Auswahl als Baum. Vorbelegt ist das zuletzt gebuchte Ziel. Die Angabe ist freiwillig. Wechselt die Arbeit am Tag, teilen Sie die Schicht. Fahrer sehen nur die Aufträge, auf die sie buchen dürfen.

11

Arbeitstag statt Kalendertag

Eine Schicht über Mitternacht zählt zum Tag, an dem sie begonnen hat. Die Zeiten rutschen also nicht in den nächsten Tag. Vergisst jemand das Ausstempeln, erkennt FarmManager das. Die Person bekommt selbst eine Nachricht, nicht nur das Büro. Sie kann den Eintrag korrigieren. Das Büro kann den Fall abschließen.

12

Tagesbeleg zum Ausdrucken

Auf der Stempeluhr drucken Mitarbeitende ihren aktuellen Arbeitstag als Beleg auf A4. Darauf stehen Anwesenheit, Pause, Netto-Arbeitszeit und der Verlauf mit den Buchungszielen. Dazu Soll, Ist und die Abweichung. Die Hinweise zum Arbeitszeit-Gesetz gelten genau für diesen Tag. Läuft der Tag noch, steht ein Zwischenstand darauf, mit dem Zeitpunkt. Für andere Personen und für ganze Monate gibt es den Stundennachweis.

Häufige Fragen

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